Een laatste aanmaning versturen

Versturen

Open een factuur waarvan de betaaltermijn voorbij is en kies "Laatste aanmaning". Je ziet de berekening: de hoofdsom, de wettelijke rente tot vandaag en de incassokosten die na de termijn gelden. Kies zakelijk of particulier en de termijn, en verstuur.

Je klant krijgt een mail uit jouw naam, met de aanmaning en de factuur als PDF en een knop naar de pagina van de aanmaning.

De termijn

Voor een particulier is de termijn minstens veertien dagen, te rekenen vanaf de dag na ontvangst. Dat vraagt de wet; pas daarna mag je incassokosten rekenen. EasyBookkeeper telt er een dag bij voor de ontvangst. Voor een zakelijke klant kies je zelf een termijn van 5 tot 30 dagen.

Wat je klant ziet

Het bedrag van vandaag, de laatste dag waarop hij zonder incassokosten kan betalen en wat er per dag aan rente bij komt. Hij maakt over met de QR-code van zijn bank. Heb je Mollie gekoppeld, dan kan hij ook online betalen.

Hij kan ook reageren: ik heb betaald, ik betaal uiterlijk op een dag die hij kiest, of ik ben het er niet mee eens. Reageren kan één keer: de eerste reactie blijft staan.

Reacties

Je krijgt elke reactie per mail en ziet haar op de factuur. Een toegezegde betaaldatum is een erkenning van de schuld en stuit de verjaring. Ga je akkoord, kies dan "Akkoord: op pauze tot en met die dag". Maakt je klant bezwaar, reageer dan inhoudelijk voordat je het dossier overdraagt.

Na de termijn: naar de deurwaarder

Is de termijn voorbij en is er niet betaald, dan krijg je een bericht. Op de factuur en op de Incasso-pagina staat dan de knop "Overdragen aan de deurwaarder". Het dossier gaat per e-mail naar de deurwaarder, met de factuur, de aanmaning, de berekening van rente en incassokosten en het logboek.

Automatisch overdragen

Vink bij het versturen "Na de termijn automatisch overdragen" aan. Het dossier gaat dan drie werkdagen na de laatste dag van de termijn vanzelf naar de deurwaarder. Die dagen zijn er om een betaling van de laatste dag nog te kunnen boeken. De dag na de termijn krijg je een bericht met de dag van overdracht.

Het dossier gaat niet vanzelf over als je klant heeft gereageerd, als de factuur op pauze staat of als de factuur is betaald. Bij een toezegging of een bezwaar beslis je zelf.

Op de factuur zet je automatisch overdragen aan of uit zolang de aanmaning loopt.

Een factuur uit een ander pakket

Staat de factuur niet in EasyBookkeeper? Maak de aanmaning dan op de website, bij Gratis online aanmaning. Je vult de factuur en je klant in en bevestigt je e-mailadres via de knop in de mail. Daarna staat de pagina online en gaat de aanmaning naar je klant. Via je eigen link zie je wanneer hij haar opent en wat hij antwoordt.

Logboek

Bij de aanmaning staat een logboek: verstuurd, geopend door de klant (met tijdstip en IP-adres), zijn reactie en de afloop. Jouw eigen bezoek aan de pagina telt niet als geopend, en de scanners van mailprogramma's ook niet.

Intrekken

Een aanmaning trek je in met "Intrekken". Op de pagina van je klant staat dan dat ze is ingetrokken. De factuur blijft openstaan en je kunt een nieuwe aanmaning sturen.

Goed om te weten

Zolang de aanmaning loopt, gaan er geen gewone herinneringen meer naar deze klant voor deze factuur. De rente en de incassokosten volgen de wet; EasyBookkeeper geeft geen juridisch advies.

Niet helemaal duidelijk? Neem contact op of mail [email protected] — we helpen je graag.