Bewaarplicht: hoe lang bewaar je facturen en administratie?

De hoofdregel: zeven jaar

Je bent verplicht je administratie zeven jaar te bewaren, gerekend vanaf het einde van het boekjaar waarop de gegevens betrekking hebben. Een factuur uit maart 2026 bewaar je dus tot en met eind 2033. Gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, bewaar je tien jaar vanwege de btw-herzieningstermijn.

Wat hoort bij de administratie?

In elk geval de basisgegevens: het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie, de voorraadadministratie en de loonadministratie als je personeel hebt. Concreet voor een zzp'er: alle verkoopfacturen en inkoopfacturen, bankafschriften, kasboek, offertes en overeenkomsten, urenregistratie en rittenregistratie, en de btw-aangiften met de onderliggende berekeningen.

Ook e-mails en agenda's kunnen erbij horen als ze nodig zijn om je administratie te begrijpen, bijvoorbeeld de mail waarin een klant een offerte accepteert.

Digitaal bewaren mag

Papier scannen en het origineel weggooien mag, als de scan een volledige en juiste weergave is en gedurende de hele termijn leesbaar en controleerbaar blijft. Andersom, digitale facturen uitprinten, is niet nodig. Wat de Belastingdienst wil: dat je binnen redelijke tijd kunt laten zien wat er is gebeurd.

Bewaar digitaal wel in het oorspronkelijke formaat, met de bijbehorende gegevens. Een factuur die uit je facturatiesoftware komt, blijft daar het best bewaard, inclusief de verzendgegevens en de betaalstatus.

Overstappen van software

Stop je met een pakket, dan blijft de bewaarplicht gewoon gelden. Exporteer je gegevens in een bruikbaar formaat, bij voorkeur als auditfile (XAF) plus PDF's van alle facturen, en bewaar die zelf. Check vooraf of je nieuwe of oude leverancier dat mogelijk maakt; een pakket dat je data niet meegeeft, brengt je bij een controle in de problemen.

Kortere termijn afspreken

Voor sommige onderdelen kun je met de Belastingdienst een kortere bewaartermijn afspreken, bijvoorbeeld voor kassarollen of losse bonnen die al in een systeem verwerkt zijn. Dat moet schriftelijk. Voor de basisgegevens geldt altijd zeven jaar.

Als je het niet doet

Ontbreekt je administratie bij een controle, dan mag de Belastingdienst je winst en btw schatten, en dat pakt zelden gunstig uit. De bewijslast draait dan om: jij moet aantonen dat de schatting te hoog is. Daarnaast kan een boete volgen. Zeven jaar netjes bewaren is verreweg de goedkoopste optie.

Dit artikel is algemene informatie, geen fiscaal advies. Bedragen en regels veranderen — controleer de actuele stand bij de Belastingdienst of vraag het je boekhouder.