Creditnota maken: wanneer, hoe en met welk nummer

Wat een creditnota is

Een creditnota (creditfactuur) is een factuur met een negatief bedrag die een eerdere factuur geheel of gedeeltelijk ongedaan maakt. Hij krijgt een eigen, opeenvolgend nummer uit je gewone factuurreeks en verwijst naar de oorspronkelijke factuur. Zo blijft je reeks sluitend en kan iedereen, ook de Belastingdienst, volgen wat er is gebeurd.

Wanneer maak je een creditnota?

Bij een fout op de factuur: verkeerd bedrag, verkeerde klant, verkeerd btw-tarief. Bij een annulering nadat de factuur al verstuurd is. Bij retour van goederen of een korting achteraf. En bij een deel dat je kwijtscheldt, bijvoorbeeld omdat een klacht terecht was.

Een factuur die nog niet verstuurd is, hoef je niet te crediteren; die pas je gewoon aan. Het gaat om facturen die de deur uit zijn, ook als de klant ze nog niet betaald heeft.

Zo ziet een creditnota eruit

Zet er duidelijk creditnota of creditfactuur op. Vermeld het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur. Neem dezelfde regels op als op die factuur, maar met een minteken, of alleen de regels die je crediteert bij een gedeeltelijke creditering. Splits de btw uit per tarief, net als op een gewone factuur.

Voeg een korte reden toe: retour twee stuks, korting wegens te late levering, factuur 2026-031 vervalt. Dat scheelt vragen van je klant en van je boekhouder.

Btw op de creditnota

De btw op de creditnota trek je af van de btw die je moet afdragen in het tijdvak waarin je de creditnota stuurt. Heb je de oorspronkelijke btw al aangegeven, dan corrigeert de creditnota dat dus in de volgende aangifte. Je klant doet het omgekeerde en verlaagt zijn voorbelasting.

Terugbetalen of verrekenen

Heeft de klant al betaald, dan betaal je het bedrag terug of verreken je het met een volgende factuur. Spreek dat af en zet het op de creditnota. Is de factuur nog niet betaald, dan betaalt de klant simpelweg het saldo van factuur en creditnota.

Nieuwe factuur na een fout

Was de hele factuur fout, dan crediteer je hem volledig en stuur je een nieuwe, juiste factuur met een nieuw nummer. Stuur nooit een aangepaste versie onder hetzelfde nummer: dan bestaan er twee verschillende facturen met één nummer, en dat is precies wat de Belastingdienst niet wil zien.

Dit artikel is algemene informatie, geen fiscaal advies. Bedragen en regels veranderen — controleer de actuele stand bij de Belastingdienst of vraag het je boekhouder.