Proforma factuur: wat is het en wanneer gebruik je hem?

Wat een proforma factuur is

Pro forma betekent voor de vorm. Een proforma factuur laat zien hoe de echte factuur eruit gaat zien: dezelfde bedragen, dezelfde btw, dezelfde opmaak. Maar hij is geen factuur in de zin van de btw-wetgeving. Je draagt er geen btw over af, je klant mag er geen btw mee terugvragen en hij krijgt geen nummer uit je factuurreeks.

Wanneer is hij nuttig?

Bij export buiten de EU vraagt de douane om een proforma factuur voor de waarde van de zending, nog voordat de echte factuur bestaat. Ook bij vooruitbetaling zonder btw-gevolgen wordt hij gebruikt: de klant ziet wat hij moet betalen, jij factureert pas echt bij levering.

Sommige klanten, vooral grote organisaties, willen een proforma om intern een inkooporder aan te maken. Dan is de proforma eigenlijk een offerte in factuurvorm.

Proforma of offerte?

In de meeste gevallen is een offerte beter. Een offerte is een aanbod dat je klant accepteert, en daarmee een juridische basis voor de opdracht. Een proforma factuur heeft die status niet, maar wekt wel de indruk dat er iets betaald moet worden. Gebruik de proforma dus alleen als er expliciet om gevraagd wordt.

Zo maak je hem goed

Zet groot en duidelijk PROFORMA op het document, en de zin: dit is geen factuur; hier kan geen btw op worden teruggevraagd. Geef hem geen nummer uit je factuurreeks. Gebruik een eigen aanduiding, bijvoorbeeld PF-2026-003, of laat het nummer weg.

Zet er wel alle gegevens op die op de echte factuur komen: beide partijen, omschrijving, bedragen exclusief en inclusief btw. Anders heeft de ontvanger er niets aan.

De veelgemaakte fout

De grootste fout is een proforma factuur die in de administratie terechtkomt alsof het een echte is. Dan draag je btw af over iets wat je nog niet hebt geleverd, of, andersom, denkt je klant dat hij betaald heeft terwijl de echte factuur nog moet komen. Houd proforma's buiten je factuurreeks en stuur bij levering altijd de echte factuur, met verwijzing naar de proforma.

Dit artikel is algemene informatie, geen fiscaal advies. Bedragen en regels veranderen — controleer de actuele stand bij de Belastingdienst of vraag het je boekhouder.