Incassokosten en wettelijke rente berekenen: de staffel (2026)

Wanneer mag je kosten rekenen?

Zodra de klant in verzuim is: de betaaltermijn op de factuur is verstreken. Bij een zakelijke klant treedt het verzuim automatisch in; je hoeft niet eerst te waarschuwen, al is een herinnering wel netjes. Bij een consument moet je eerst een aanmaning sturen met een termijn van veertien dagen na ontvangst en het bedrag aan incassokosten dat anders volgt. Pas daarna mag je die kosten echt rekenen.

De staffel voor incassokosten

De wettelijke incassokosten zijn een percentage van de hoofdsom: 15% over de eerste 2.500 euro, 10% over de volgende 2.500 euro, 5% over de volgende 5.000 euro, 1% over de volgende 190.000 euro en 0,5% over het meerdere. Het minimum is 40 euro, het maximum 6.775 euro.

Voorbeeld: een factuur van 1.000 euro geeft 150 euro incassokosten. Een factuur van 300 euro geeft rekenkundig 45 euro. Een factuur van 6.000 euro: 375 plus 250 plus 50 is 675 euro. Over de incassokosten zelf reken je geen btw, tenzij je zelf geen btw kunt aftrekken.

Zakelijk: minimaal 40 euro, ook bij een klein bedrag

Bij zakelijke klanten mag je bij elke te late betaling minimaal 40 euro rekenen, ook bij een factuur van 25 euro. Hogere kosten mag je zakelijk afspreken in je voorwaarden; de wettelijke staffel geldt dan als ondergrens. Bij consumenten is de staffel juist het maximum.

Wettelijke rente

Naast incassokosten mag je rente rekenen over de hoofdsom vanaf de dag na de vervaldatum. Voor zakelijke klanten geldt de wettelijke handelsrente: de ECB-rente plus acht procentpunt, elk half jaar opnieuw vastgesteld. Sinds 1 juli 2026 is dat 10,4%; in de eerste helft van 2026 was het 10,15%. Voor consumenten geldt de gewone wettelijke rente, sinds 1 januari 2026 4%. Het actuele percentage staat op rijksoverheid.nl.

Rekenvoorbeeld: 5.000 euro, 60 dagen te laat, 10,4% handelsrente: 5.000 maal 10,4% maal 60 gedeeld door 365 is ongeveer 85 euro.

Zo zet je het op de aanmaning

Vermeld de oorspronkelijke factuur met nummer, datum en bedrag, de vervaldatum, het bedrag aan incassokosten met een verwijzing naar de wettelijke staffel, de rente tot een genoemde datum en het totaal. Geef een korte, duidelijke termijn en zeg wat er daarna gebeurt: overdracht aan een incassobureau. Software die aanmaningen maakt, rekent de kosten en rente automatisch uit op basis van de vervaldatum.

Kosten of klant?

Bij een goede klant die één keer te laat is, kun je de kosten laten vallen; noem ze wel, en schrap ze bij snelle betaling. Bij een klant die structureel laat betaalt of niet reageert, reken je ze gewoon. Wie de kosten nooit rekent, leert klanten dat te laat betalen gratis is.

Dit artikel is algemene informatie, geen fiscaal advies. Bedragen en regels veranderen — controleer de actuele stand bij de Belastingdienst of vraag het je boekhouder.