Btw terugvragen: welke kosten wel en niet (voorbelasting)

Het principe

Ben je btw-ondernemer en lever je belaste prestaties, dan trek je de btw die leveranciers je in rekening brengen af van de btw die je zelf moet afdragen. Dat heet voorbelasting, rubriek 5b in de aangifte. Doe je mee met de KOR of lever je alleen vrijgestelde diensten, dan vervalt dit recht.

Wat je nodig hebt: een goede factuur

Aftrek mag alleen met een factuur die aan de eisen voldoet: op naam van je onderneming, met btw-nummer van de leverancier, datum, omschrijving en de btw apart vermeld. Voor kleine bedragen tot 100 euro inclusief btw volstaat een vereenvoudigde factuur, zoals een kassabon. Een pinbon zonder btw-specificatie is niet genoeg.

Wat wél aftrekbaar is

Alles wat je zakelijk gebruikt: laptop en telefoon, software en abonnementen, kantoorartikelen, inhuur, reclame, de zakelijke huur, vakliteratuur, cursussen, gereedschap en materiaal, zakelijke ritten met OV of taxi. Gebruik je iets deels privé, dan trek je alleen het zakelijke deel af.

Wat niet mag

Eten en drinken in de horeca: die btw is nooit aftrekbaar, ook niet bij een zakenlunch. Kosten die eigenlijk privé zijn. Personeelsvoorzieningen, relatiegeschenken en dergelijke boven een drempel per persoon per jaar (het BUA). En kosten waarvoor je geen factuur op naam hebt.

De auto

Bij een auto van de zaak trek je de btw op aanschaf, brandstof en onderhoud af en corrigeer je aan het eind van het jaar voor privégebruik: op basis van een rittenregistratie, of forfaitair een percentage van de catalogusprijs. Rijd je privé en declareer je zakelijke kilometers, dan is er geen btw-aftrek; je trekt dan een bedrag per kilometer af in de inkomstenbelasting.

Timing en correcties

Je trekt de btw af in het tijdvak van de factuurdatum, ook als je later betaalt. Ben je een bon vergeten, dan mag die alsnog mee in een volgende aangifte binnen hetzelfde jaar; anders via een suppletie. Bewaar alle inkoopfacturen zeven jaar, digitaal mag.

Houd het bij in de week zelf

De meeste gemiste btw zit in bonnetjes die kwijtraken. Fotografeer een bon meteen en laat je software hem uitlezen en koppelen aan de juiste kostensoort. Aan het eind van het kwartaal is de voorbelasting dan al opgeteld.

Dit artikel is algemene informatie, geen fiscaal advies. Bedragen en regels veranderen — controleer de actuele stand bij de Belastingdienst of vraag het je boekhouder.