Btw-aangifte per kwartaal: stap voor stap (2026)

De deadlines

De aangifte én de betaling moeten binnen zijn op de laatste dag van de maand na het kwartaal: 30 april, 31 juli, 31 oktober en 31 januari. Te laat aangeven of betalen levert een verzuimboete op, ook als je niets hoeft te betalen. Heb je geen omzet gehad, dan doe je een nihilaangifte; overslaan mag niet.

Doe je liever per maand of per jaar aangifte, dan kun je dat bij de Belastingdienst aanvragen. Per jaar mag alleen bij een klein btw-bedrag; per maand is handig als je structureel btw terugkrijgt.

Stap 1: je omzet per tarief

Tel alle verkoopfacturen van het kwartaal op, gesplitst per btw-tarief. Rubriek 1a is de omzet met 21% en de btw daarover, 1b de omzet met 9%. Leveringen met 0% of naar het buitenland komen in 1e of in rubriek 3. Het gaat om de factuurdatum, niet om de betaaldatum, tenzij je het kasstelsel toepast.

Stap 2: buitenland en verlegd

Leveringen aan ondernemers in andere EU-landen zet je in 3b, export buiten de EU in 3a. Heb je zelf diensten of goederen uit het buitenland afgenomen waarbij de btw naar jou is verlegd, dan geef je die btw aan in 4a of 4b én trek je hem meestal weer af als voorbelasting. Per saldo betaal je dan niets, maar de aangifte moet het wel laten zien.

Stap 3: voorbelasting

In rubriek 5b vul je de btw in die je zelf betaalde over zakelijke inkopen en kosten: inkoopfacturen, bonnen, abonnementen, telefoon. Alleen met een factuur op naam die aan de eisen voldoet. Btw op eten en drinken in de horeca, en op zaken voor privégebruik, mag je niet aftrekken.

Stap 4: het saldo en de betaling

Verschuldigde btw (5a) min voorbelasting (5b) is wat je betaalt of terugkrijgt. Betaal je, gebruik dan het betalingskenmerk uit de aangifte; zonder kenmerk kan de Belastingdienst je betaling niet koppelen. Krijg je terug, dan staat het bedrag meestal binnen enkele weken op je rekening.

Fout gemaakt?

Kleine fouten corrigeer je in de volgende aangifte. Grotere correcties, boven een drempelbedrag, moeten via een suppletie. Doe dat zelf voordat de Belastingdienst het ontdekt; dan blijft de boete meestal uit.

Zo wordt het routine

De aangifte is alleen een klus als je administratie achterloopt. Verwerk je inkoopbonnen in de week dat je ze krijgt en factureer je op tijd, dan is het kwartaaloverzicht een kwestie van overnemen. Facturatiesoftware met een btw-overzicht zet de rubrieken voor je klaar en herinnert je aan de deadline.

Dit artikel is algemene informatie, geen fiscaal advies. Bedragen en regels veranderen — controleer de actuele stand bij de Belastingdienst of vraag het je boekhouder.