Een factuur-app kiezen als zzp'er: waar let je op?

Begin bij wat je nu fout gaat

De meeste zzp'ers stappen niet over omdat ze een mooiere factuur willen, maar omdat ze geld mislopen: vergeten te factureren, te laat herinnerd, btw-aangifte in een paniekweekend. Kies een app op de dingen die je nu tijd of geld kosten, niet op het aantal functies in de vergelijkingstabel.

De factuur zelf

Vanzelfsprekend, maar check het: voldoet de factuur automatisch aan de wettelijke eisen, nummert de app doorlopend, kan hij creditnota's en termijnen aan, en kun je meerdere btw-tarieven op één factuur zetten? Kan de klant direct betalen via een betaallink of iDEAL? Dat laatste scheelt gemiddeld dagen op je betaaltermijn.

Betaald krijgen

Automatische herinneringen zijn de functie die zichzelf het snelst terugverdient. Kijk of je de teksten en de momenten zelf kunt instellen, of de app ziet wanneer een factuur betaald is (bankkoppeling) en of je bij hardnekkige wanbetalers direct kunt doorzetten naar incasso.

Btw en je boekhouder

Kan de app je btw-aangifte per kwartaal klaarzetten, inclusief de voorbelasting uit je inkoopfacturen? Kun je bonnen fotograferen en laat de app ze uitlezen? En kan je boekhouder gratis meekijken of een export in een standaardformaat krijgen? Een app die alleen verkoopfacturen doet, laat je elk kwartaal alsnog met Excel zitten.

De echte prijs

Let op verborgen kosten: een limiet op het aantal facturen of klanten, betaald opslag, een toeslag per betaallink, extra kosten voor een tweede gebruiker of voor de bankkoppeling. Reken uit wat je betaalt bij het aantal facturen dat je over twee jaar verwacht, niet bij het aantal van nu.

Kijk ook naar opzeggen: krijg je je gegevens mee als je weggaat, en in welk formaat? Een app die je data gijzelt, is duurder dan hij lijkt.

Praktische checks

Werkt hij op je telefoon, in het Nederlands, met Nederlandse betaalmethoden en Nederlandse btw-regels? Staat je data in de EU en is er een verwerkersovereenkomst? Is er iemand die je kunt mailen als het misgaat op de avond voor de aangifte? Probeer twee of drie apps een week naast elkaar met dezelfde echte factuur; dan weet je het.

Dit artikel is algemene informatie, geen fiscaal advies. Bedragen en regels veranderen — controleer de actuele stand bij de Belastingdienst of vraag het je boekhouder.