Eindfactuur: wat het is en hoe je hem opstelt na deelfacturen

Wat is een eindfactuur?

Een eindfactuur is de laatste factuur van een opdracht waarvoor je al eerder één of meer deelfacturen, termijnfacturen of een voorschotfactuur stuurde. Hij maakt de balans op: het totale bedrag van de opdracht, wat je al in rekening bracht, en wat de klant nog moet betalen.

Fiscaal is een eindfactuur een gewone factuur. Hij moet dus aan alle factuureisen voldoen, een opeenvolgend nummer krijgen en de btw correct vermelden over het bedrag dat je nú factureert.

Wat er op een eindfactuur staat

Naast de gebruikelijke gegevens (jouw gegevens, die van je klant, factuurnummer en -datum) zet je er een korte samenvatting van de opdracht op: de totale aanneemsom of het totaal van de gewerkte uren, exclusief btw.

Daaronder zet je de eerder gefactureerde termijnen, elk met factuurnummer, datum en bedrag exclusief btw. Het verschil tussen het totaal en die termijnen is het bedrag van de eindfactuur. Daarover reken je btw, zoals altijd uitgesplitst per tarief.

Vermeld duidelijk welke termijnen al betaald zijn. Een klant die nog een termijn open heeft staan, moet dat op de eindfactuur kunnen zien, anders krijg je vragen of, erger, een halve betaling.

Btw op de eindfactuur

Je rekent alleen btw over het bedrag dat je met de eindfactuur in rekening brengt. Over de eerdere termijnen heb je die btw al afgedragen in het tijdvak waarin je die facturen stuurde. Trek je de termijnen inclusief btw af van een totaal inclusief btw, dan klopt het meestal ook, maar de uitsplitsing exclusief btw, btw en totaal blijft verplicht.

Is het btw-tarief tussentijds veranderd, dan geldt voor de eindfactuur het tarief op het moment van de prestatie. Dat komt zelden voor, maar bij lange bouw- of ontwikkeltrajecten gebeurt het.

Meerwerk en minderwerk

Werk dat buiten de oorspronkelijke afspraak viel, zet je apart op de eindfactuur als meerwerk, met een korte omschrijving en de afgesproken prijs. Minderwerk trek je af. Zo ziet je klant precies waar het verschil met de offerte vandaan komt, en dat scheelt discussie.

Leg meerwerk altijd vooraf schriftelijk vast, al is het maar een e-mail. Op de eindfactuur is het te laat om er nog over te onderhandelen.

Veelgemaakte fouten

De klassieke fout is een eindfactuur die het hele bedrag nog een keer noemt, zonder de termijnen ervan af te trekken. De klant ziet dan een veel te hoog totaal en belt. De tweede fout: termijnen opnemen zonder factuurnummer, waardoor niemand kan nagaan welke facturen bedoeld zijn.

Facturatiesoftware die termijnen kent, maakt de eindfactuur automatisch: de eerdere facturen staan er al op, het restant wordt uitgerekend en de btw klopt per definitie.

Dit artikel is algemene informatie, geen fiscaal advies. Bedragen en regels veranderen — controleer de actuele stand bij de Belastingdienst of vraag het je boekhouder.