Factureren zonder KVK-inschrijving: mag dat?

Een factuur sturen mag iedereen

Een factuur is een betaalverzoek met een specificatie. Daar heb je geen KVK-nummer voor nodig. Heb je een eenmalige klus gedaan, dan mag je daar een factuur voor sturen. Alleen: zonder inschrijving ben je meestal geen ondernemer voor de btw, en dan mag je géén btw op je factuur zetten.

Wanneer moet je je inschrijven?

Je moet je inschrijven zodra je een onderneming drijft: je levert regelmatig goederen of diensten, vraagt daar een vergoeding voor die meer is dan een kostenvergoeding, en doet dat zelfstandig. Structureel factureren zonder inschrijving is dus niet de bedoeling, en de Belastingdienst en KVK kijken daar naar.

Twijfel je? De KVK beoordeelt bij de inschrijving of je aan de criteria voldoet. Inschrijven kost een eenmalig bedrag en je krijgt vrijwel meteen je KVK-nummer en, via de Belastingdienst, je btw-nummers.

Wat zet je op een factuur zonder KVK?

Je naam en adres, de naam en het adres van je klant, een datum, een omschrijving van wat je deed en het bedrag. Geen btw, geen btw-nummer, geen KVK-nummer. Zet er eventueel bij: niet btw-plichtig. Gebruik wel een volgnummer, zodat je zelf overzicht houdt.

En de inkomstenbelasting?

Inkomsten zonder onderneming geef je aan als resultaat uit overig werk. Je betaalt er gewoon inkomstenbelasting over, maar je hebt geen recht op ondernemersaftrek zoals de zelfstandigenaftrek. Kosten die je voor de klus maakte, mag je wel aftrekken. Bewaar de factuur en de bonnen.

Waarom inschrijven vaak beter is

Met een inschrijving kun je btw terugvragen over je kosten, doe je mee met de KOR als je klein blijft, kom je in aanmerking voor ondernemersaftrek en kun je zakelijke klanten een normale factuur sturen. Veel bedrijven betalen liever geen factuur zonder KVK-nummer, omdat ze dan het risico lopen dat de fiscus het als loondienst ziet.

Zzp via een platform of payroll

Werk je via een bemiddelingsplatform of payrollbedrijf, dan factureert dat bedrijf vaak namens jou of betaalt het je als werknemer uit. Dan hoef je zelf niet te factureren. Check wel wat er in je overeenkomst staat: wie factureert, wie draagt de btw af en wie is aansprakelijk.

Dit artikel is algemene informatie, geen fiscaal advies. Bedragen en regels veranderen — controleer de actuele stand bij de Belastingdienst of vraag het je boekhouder.