Terugkerende facturen: maandelijks factureren en abonnementen

Wanneer terugkerend factureren past

Bij alles wat je periodiek levert tegen een vaste prijs: hosting en onderhoud, een strippenkaart, een vast aantal uren per maand, een abonnement op je dienst, huur van apparatuur. Ook bij een langlopend project op uurbasis is een vaste maandfactuur vaak beter dan één grote aan het eind.

Leg de afspraak vast

Zet in je offerte of overeenkomst: wat je levert, de prijs per periode, de periode (maand, kwartaal, jaar), of je vooraf of achteraf factureert, de betaaltermijn, hoe je indexeert en wat de opzegtermijn is. Vooraf factureren is voor jou het prettigst; achteraf is bij variabele uren logischer.

Btw per periode

Elke periodieke factuur is een gewone factuur met een eigen nummer, en de btw hoort in het tijdvak waarin je factureert. Factureer je een jaarabonnement in één keer vooraf, dan draag je alle btw in dat kwartaal af. Bij een doorlopende dienst mag je ook per periode factureren; de btw volgt dan de facturen.

Automatisch versturen

Goede facturatiesoftware maakt van een sjabloon een profiel: klant, regels, prijs, frequentie, startdatum. Op de afgesproken dag wordt de factuur aangemaakt en verstuurd, met een nieuw nummer en de juiste periode in de omschrijving, bijvoorbeeld onderhoud september 2026. Jij ziet alleen nog een melding.

Zet altijd de periode in de omschrijving. Zonder periode kan je klant twee maandfacturen niet uit elkaar houden en betaalt hij er één dubbel of één niet.

Automatische incasso

Bij vaste bedragen is een SEPA-machtiging de logische volgende stap: je klant tekent één keer, en het bedrag wordt na elke factuur automatisch afgeschreven. Geen herinneringen meer, geen wachten. Je hebt er een machtiging met kenmerk voor nodig en je moet de klant vooraf informeren over de afschrijving; software met incasso-ondersteuning regelt beide.

Prijs verhogen en opzeggen

Verhoog je de prijs, kondig dat dan minimaal een maand van tevoren aan en pas het profiel aan vanaf de eerste nieuwe periode. Zegt de klant op, dan zet je het profiel stop na de laatste periode; een lopende periode factureer je gewoon uit, tenzij je anders hebt afgesproken.

Dit artikel is algemene informatie, geen fiscaal advies. Bedragen en regels veranderen — controleer de actuele stand bij de Belastingdienst of vraag het je boekhouder.