Voorschotfactuur en aanbetaling: regels, btw en een voorbeeld

Wanneer vraag je een voorschot?

Een voorschot dekt je risico: je koopt materiaal in, reserveert tijd of werkt voor een klant die je nog niet kent. Gebruikelijk is 20 tot 50 procent bij opdracht. Bij maatwerk dat je nergens anders kwijt kunt, mag het meer zijn.

Zet het voorschot in je offerte. Een klant die de offerte accepteert, accepteert daarmee ook de aanbetaling. Begin pas met het werk als het voorschot binnen is; dat is precies waar het voor bedoeld is.

Een voorschotfactuur is een echte factuur

Je stuurt voor het voorschot een gewone factuur met een opeenvolgend nummer, alle verplichte gegevens en btw. In de omschrijving zet je waar het voorschot voor is: aanbetaling 30% voor project X, conform offerte 2026-021. Een proforma factuur is hiervoor niet geschikt: die heeft geen btw-gevolgen en telt niet mee in je administratie.

Btw over een voorschot

Over een vooruitbetaling ben je de btw verschuldigd op het moment dat je de factuur stuurt, of eerder als de klant al betaalt. Je draagt die btw dus af in het tijdvak van de voorschotfactuur, niet pas als het werk klaar is. Dat verrast starters nog weleens: het geld is binnen, maar een deel is van de Belastingdienst.

Verrekenen op de eindfactuur

Als de opdracht klaar is, stuur je de eindfactuur voor het hele bedrag en trek je het voorschot exclusief btw ervan af. Over het restant reken je btw. Vermeld het factuurnummer en de datum van de voorschotfactuur, zodat de koppeling voor iedereen duidelijk is.

Voorbeeld: opdracht van 5.000 euro exclusief btw, voorschot 30% is 1.500 euro plus 315 euro btw. Eindfactuur: 5.000 euro totaal, minus 1.500 euro voorschot, is 3.500 euro plus 735 euro btw. De klant betaalt in totaal 6.050 euro, precies 5.000 euro plus 21%.

Als de opdracht niet doorgaat

Gaat de opdracht na het voorschot alsnog niet door, dan maak je een creditnota voor de voorschotfactuur en betaal je terug wat je niet hebt verdiend. Mag je een deel houden, bijvoorbeeld voor al gemaakte kosten, dan crediteer je alleen het verschil. De btw die je over het voorschot afdroeg, krijg je via de creditnota in de volgende aangifte terug.

Consumenten en de wet

Bij particulieren mag je een aanbetaling vragen, maar de wet beperkt bij sommige consumentenkoop de hoogte tot de helft van de prijs. Bij zakelijke klanten geldt die grens niet. Zet bij consumenten de afspraak altijd op papier, inclusief wat er gebeurt bij annulering.

Dit artikel is algemene informatie, geen fiscaal advies. Bedragen en regels veranderen — controleer de actuele stand bij de Belastingdienst of vraag het je boekhouder.